Menurut, gaji rata-rata untuk petugas entri data adalah $ 12,86 / jam atau $ 24.700 per tahun. Ini adalah orang-orang yang fungsinya hanya untuk memasukkan data ke dalam sistem Anda, memverifikasinya, dan memprosesnya dengan tepat. Berapa banyak orang yang melakukan pekerjaan semacam ini di perusahaan Anda, Berapa Anda membayar mereka, Bisakah waktu dan bakat mereka dimanfaatkan dengan lebih baik,
Bagi banyak bisnis, entri dan pemrosesan data adalah bagian besar dari proses bisnis mereka. Ini adalah cara mereka mendapatkan informasi yang disediakan dari sumber luar ke dalam sistem manajemen data mereka sehingga mereka dapat mengisi pesanan, memproses pembayaran, mengatasi masalah, dan membuat keputusan bisnis yang terinformasi. Ini menempatkan entri data sebagai jantung dari semua perusahaan bisnis dan menciptakan kebutuhan penting untuk proses entri data yang lebih efisien dan akurat. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri data adalah dengan mengotomatiskan input data.
Ini dapat dicapai dengan menggunakan dua teknologi, yang disebut Optical Character Recognition (OCR) dan Intelligent Character Recognition (ICR), baik secara terpisah atau bersamaan satu sama lain. Keduanya adalah jenis perangkat lunak yang mengambil informasi tentang dokumen yang telah diterjemahkan secara digital dan menerjemahkan dokumen itu ke dalam bahasa yang dapat dipahami oleh komputer. Intinya, OCR dan ICR adalah program komputer yang bertindak sebagai penerjemah untuk komunikasi manusia tertulis. Perbedaan utama antara OCR dan ICR adalah kemampuan masing-masing membaca. Program Pengenalan Karakter Optik hanya mampu membaca karakter yang dibuat menggunakan printer atau tipe penulis. Intelligent Character Recognition mampu membaca tulisan tangan. Tentu saja ada keterbatasan; misalnya, baik ICR maupun OCR tidak akan membaca karakter yang diberikan dalam font skrip seperti alfabet Cyrillic atau tulisan tangan kursif, juga mereka akan kesulitan membaca huruf formulir gratis, tetapi pada formulir standar dan korespondensi, teknologi ini sangat efektif.
Begini cara kerjanya, Anda mengambil dokumen yang ingin Anda input ke dalam sistem manajemen data Anda dan komputer Anda mengambil gambar dokumen menggunakan pemindai. Anda kemudian mengirim gambar itu ke program ICR / OCR Anda. Perangkat lunak ICR / OCR overlay gambar itu dengan kisi (pikirkan kertas grafik) dan memetakan seluruh lembar, kemudian membandingkan gambar yang muncul di setiap kotak pada kisi dengan database karakter yang diprogram dengan. Jika komputer tidak dapat membuat kecocokan untuk karakter Anda, itu menghasilkan kesalahan dan membuat operator tahu bahwa dokumen harus diproses secara manual. Perangkat lunak ini mengambil gambar yang dapat dibaca dan diimpor ke sistem manajemen data Anda, di mana ia diajukan secara digital.
Jadi bagaimana Anda bisa menggunakan teknologi ini untuk merampingkan proses entri data Anda, Ini cukup sederhana, dengan menggunakan perangkat lunak ICR / OCR Anda dapat memasukkan komunikasi yang masuk ke dalam program, mengaturnya sehingga salah satu profesional entri data Anda meninjau pekerjaan komputer untuk akurasi, dan kemudian memungkinkan program untuk mengirim salinan ke manajemen data Anda. sistem untuk pengarsipan dan pemrosesan digital. Untuk gambar yang dapat diterjemahkan oleh komputer, satu-satunya saat petugas entri data Anda harus menyentuh bagian data itu adalah ketika mereka menyetujuinya. Dalam sistem tradisional, personel entri data harus, minimal, memasukkan data, memverifikasi bahwa itu dimasukkan dengan benar, dan kemudian mengajukan informasi. Jika Anda memiliki 100 formulir, yang sama dengan minimal 300 tugas untuk kumpulan formulir itu, tetapi dengan program ICR / OCR yang mampu membaca 80 formulir itu, Anda telah mengurangi jumlah tugas menjadi 140. Jika setiap tugas membutuhkan rata-rata dua menit, dengan petugas entri data menghasilkan $ 12,86 / jam, dalam sistem tradisional Anda mencari biaya pemrosesan $ 128,60 per seratus formulir, hanya dalam jam kerja. Menggunakan sistem ICR / OCR Anda hanya akan menghabiskan $ 60,44 untuk memproses jam kerja, selisih $ 68,16 per seratus formulir. Tentu saja, ini adalah model yang sangat disederhanakan; penghematan aktual Anda akan bervariasi berdasarkan pada tingkat Anda membayar pegawai entri data Anda, jumlah tugas yang diperlukan untuk setiap bagian data, waktu rata-rata per tugas, dan jumlah formulir yang dapat ditafsirkan oleh sistem Anda, tetapi Anda dapat melihat dari latihan ini bahwa potensi penghematan bisa sangat besar.
Tetapi, jika perangkat lunak tidak melakukan semua pekerjaan, apa gunanya, Mengizinkan komputer melakukan sebagian besar pemrosesan manual membutuhkan waktu lebih sedikit daripada memasukkan data secara manual; membebaskan karyawan Anda untuk melakukan hal-hal yang lebih penting. Selain itu, ini juga akan meningkatkan tingkat di mana data diproses, dan Anda dapat melihat dari ilustrasi saya sebelumnya bagaimana peningkatan kecepatan dalam pemrosesan akan menghasilkan lebih sedikit jam kerja dan dengan demikian penghematan biaya yang signifikan. Ini juga memiliki keuntungan tambahan yaitu mengurangi waktu pemrosesan untuk penerimaan pembayaran; misalnya jika Anda memproses email dari pusat pembayaran Anda dan kecepatan rata-rata untuk memproses yaitu 3 hari, Anda dapat dengan mudah mengurangi waktu pemrosesan hingga setengah atau lebih. Keuntungan lain adalah OCR dan ICR tidak hanya mengambil gambar yang Anda pindai; Anda juga dapat menggunakan ICR / OCR untuk secara otomatis memasukkan informasi yang masuk melalui sistem faks dan email Anda. Ini dilakukan dengan memberikan alamat email dan / atau nomor faks ke program ICR / OCR, kemudian faks dan email dapat dialihkan langsung ke perangkat lunak, di mana perangkat lunak akan melakukan pekerjaan penerjemahan. Ini akan mengurangi penggunaan kertas dan selanjutnya meningkatkan kecepatan pemrosesan data dan penghematan biaya.
Ada beberapa hal penting yang perlu diketahui di sini. Pertama, program ICR / OCR BUKAN robot makhluk hidup! Ini berarti bahwa Anda masih akan membutuhkan staf entri data Anda, fungsi pekerjaan mereka akan berubah. Alih-alih menghabiskan berjam-jam mengetik data, mereka akan menghabiskan waktu untuk meninjau apa yang telah dibaca oleh sistem dan membuat perbaikan seperlunya. Juga, akan ada saat-saat ketika perangkat lunak tidak dapat membaca dokumen yang berarti bahwa beberapa dokumen masih memerlukan pemrosesan manual, hanya sedikit dari mereka. Dengan beban kerja yang lebih kecil Anda melihat penghematan biaya yang signifikan dan membebaskan staf entri data Anda untuk melakukan tugas-tugas lain. Secara keseluruhan, Anda melihat pengembalian investasi yang signifikan dalam waktu dan biaya pada semua integrasi ICR / OCR yang Anda investasikan.